專案是工作的主脊椎
專案用來串接有共同目標的工作，活動、問卷與一般知識也有各自的入口。理解專案怎麼串起其他功能，之後找東西會直覺很多。
專案底下有什麼
一個專案通常包含：
- 目標與期間：這個專案要達成什麼、做多久；
- 成員與協作者：內部團隊、外部合作方；
- 任務：要做什麼、誰負責、期限、需要交什麼；
- 活動：報名、簽到、志工、現場紀錄；
- 問卷：資料蒐集與統計；
- 知識資料：文件、照片、錄音、網頁；
- 成果：報告、簡報、網站等產出。
你可以把與本次目標相關的活動、問卷與知識資料連回專案，也可以依獨立入口先行建立。請 AI 整理報告前，確認實際關聯、來源選取與存取範圍，不假設所有資料已自動串接。
任務：把「誰要做什麼」講清楚
任務可以指定：
- 負責人與期限；
- 需要交付的東西（required deliverables）；
- 完成的判斷標準；
- 相關的檔案、錄音或逐字稿。
成員可以從網頁或手機 App 查看自己的任務，提交後保留任務交付與審閱脈絡；若要提供後續知識重用，依可用的知識升級流程另行確認。
一個專案的生命週期
建立專案
→ 設定期間、目標、負責人
→ 建立任務或工作流程
→ 指派成員與外部協作者
→ 綁定活動、問卷、知識資料
→ 執行、收資料
→ 由 AI 協助整理、人員確認
→ 產出報告、簡報或網站
管理者可以隨時查看專案下所有關聯資料與進度，不用另外開一份 Excel 追蹤。
專案範圍要能說清楚
建立專案時寫下目標、期間、負責人與第一個交付物。例如「社區訪談整理」可以先交付訪談摘要與待確認清單，再逐步加入活動或問卷。不要只用「年度工作」作為所有不同資料的集合，否則之後很難判斷哪個任務真的完成。
用完成條件區分進度與交付
任務名稱「整理訪談」仍不夠明確，可以補成：「提供可播放錄音、經核對的逐字稿與三項觀察，每項觀察標示來源」。成員提交後，負責人才能依相同條件檢查，而不只是把狀態改成完成。
何時不必硬建立專案
尚在整理一般組織資料、收集參考網頁或處理獨立工作時，可先使用工作區知識與可用的獨立入口。確定有共同目標、期間與交付責任，再建立專案並關聯需要的資料。
結束前的交接
確認交付物、未完成事項與後續負責人，並保留所使用的資料版本。專案封存與方案計量依實際設定，不應把封存視為自動釋放所有配額。
在專案清單找到工作脈絡
怎麼把一個大目標拆成能交付的任務
不要把「完成工作坊」直接當作所有人的共同任務。先列出需要交付的東西，例如場地條件確認、報名欄位草稿、現場紀錄與會後摘要，再為每項交付指定負責角色。交付物明確，才能知道誰需要哪些來源與權限。
| 工作 | 模糊的交辦 | 可以核對的交辦 |
|---|---|---|
| 場地 | 看一下場地 | 列出動線、設備與仍需確認的條件 |
| 問卷 | 做一份好問卷 | 提供題目、用途、選項與測試回覆檢查 |
| 紀錄 | 整理照片 | 提供分類、日期、用途及可公開範圍 |
| 摘要 | 寫一份成果 | 區分已完成工作、回饋與尚未確認事項 |
不必把所有參考資料都搬進專案
通用的組織介紹、常用流程或歷史參考可以保留在適當知識位置；本次工作要用時，再依可用功能引用與關聯。專案脈絡的重點是讓人知道採用了哪些材料，不是製造另一份難以維護的完整副本。
檢查進度時先看阻礙
例行檢查可以問：「哪個交付物還缺來源？哪個決定等待別人回覆？哪些需求已改變？」這比只追問完成百分比更容易找到下一個具體動作。遇到目標改變，先修訂任務要求，再確認已交內容是否需要重做。
結束時保留可交接的內容與未完成項目，指定後續維護者。不要只封存頁面，卻讓接手者不知道最後採用了哪份說明或資料。
下一步
了解上傳的資料怎麼被記住、之後怎麼找回來源，看 知識庫與來源追溯。