辦活動與志工管理
活動管理從活動前的設定開始，接續報名、現場紀錄與活動後的成果整理。建議在發布之前，就指定誰負責名單、照片、問卷與志工資料，避免結案時才開始補件。
1. 建立活動並決定公開範圍
在「專案管理」的「創建項目」選擇新增活動，進入編輯器後開啟「設定活動」。活動可以依需求綁定專案；沒有綁定不代表無法建立活動。
2. 完成基本資訊、時間與地點
依序設定活動名稱、類型、主辦單位與簡述，確認日期和起訖時間。線上活動與實體地點使用不同資訊，請從參與者角度檢查是否知道何時、如何參加。
再核對人數上限、報名費用與聯絡窗口。若選 SDGs 或成果目標，應與本次實際工作有關；標籤是分類資訊，不代表活動已證明達成相應目標。
3. 需要志工證明時，先確認模板
若啟用志工相關功能，先檢查組織是否已設定志工證明模板。畫面提示缺少模板時，先完成模板設定，再回來設定活動的志工需求。
志工時數與服務內容應依實際參與紀錄確認。安排負責人核對資料，再依可用流程產生證明，不要只用活動排定長度推算每個人的實際時數。
4. 分享報名入口前核對參與者看到的內容
建立與發布依畫面操作，對外分享前檢查活動頁、報名入口與 QR Code 所指向的用途。報名與現場簽到是不同動作，工作人員要清楚現場提供的是哪個入口。
建議先用手機開啟連結檢查標題、時間、地點與聯絡資訊。活動異動時同步更新對外說明，並依既有通知流程讓參與者知道變更。
5. 現場保存簽到、照片與回饋
指定人員檢查報到狀況，保留需人工處理的例外，例如報名後未到場、臨時參加或重複簽到。照片與心得應附上活動脈絡；若有訪談，可用 App 錄音保存來源。
回饋問卷的題目與收集時間應事先安排。將現場紀錄放到適當位置後，確認處理狀態與存取範圍，讓負責結案的人找得到。
6. 整理活動摘要與結案資料
| 資料 | 使用前要核對 |
|---|---|
| 報名名單 | 是否包含取消、重複或測試資料 |
| 簽到紀錄 | 出席人數與報名人數是否分開 |
| 志工資料 | 實際時數、服務內容與審閱人 |
| 問卷回覆 | 有效樣本、量尺與回收期間 |
| 照片／訪談 | 活動脈絡及可公開範圍 |
再透過 AI 對話選取對應資料，提出摘要、文件或簡報草稿需求。現行做法是運用對話與產出能力，不是獨立的「活動報告產生器」頁面。接著閱讀 AI 報告與 完整工作流程。
從籌備到會後，分成三段操作
籌備時確認名稱、時間、地點、對象與參與方式；執行時關注報名、到場與現場紀錄；會後再整理回饋、志工紀錄與交付材料。三段工作的資料不同，不應用報名人數直接替代實際到場紀錄。
籌備：先寫能讓參與者做決定的資訊
活動說明至少交代要做什麼、適合誰、需要準備什麼，以及如何抵達或聯繫窗口。日期或場地尚未確定時，先留在籌備草稿，不把示範資訊當成正式公告。關聯專案前確認本活動是否屬於該目標與期間。
執行：核對現場狀態
報名代表提出參與，簽到代表留下到場紀錄，兩者不是同一件事。現場遇到重複簽到、代填或臨時加入時，依實際規則整理，不要在結案時直接把所有筆數加總成人數。
志工：確認條件與紀錄
使用志工管理前，先完成畫面要求的前置設定，例如證書範本。是否符合服務時數、證書或其他認定，仍需依主辦方實際規則核對。不要因為有報名紀錄就自動視為完成服務。
活動結束後的資料交接
把活動資訊、到場紀錄、可使用照片、回饋與未完成事項整理在一起。照片說明可包含日期、環節與用途，但不必公布參與者名單。交給整理報告的人時，同時說明哪些資料仍待核對，避免漂亮照片被誤當成成效證明。