常見工作流程
好事道把團隊協作、資料收集與成果整理連在一起。以下提供可以照著安排的工作方法，適合需要交付報告的一般團隊、企業 ESG 與跨組織夥伴，以及 NGO／補助計畫團隊。
開始前先約定三件事
- 交付什麼：寫清楚報告、簡報或公開頁面的用途、收件對象與期限。
- 誰負責什麼：在專案中分派任務與負責人；外部合作對象只取得工作所需的權限。
- 資料放在哪裡：約定文件、問卷、錄音與活動紀錄的收集方式，區分內部資料與可公開素材。
完整流程：一次團隊專案的交付
| 階段 | 團隊操作 | 可交接的內容 |
|---|---|---|
| 規劃 | 建立專案、寫明目標，安排任務、負責人與期限 | 專案說明與任務分工 |
| 執行 | 用對話討論，依需求收集文件、活動紀錄、問卷或錄音 | 可查找的工作資料 |
| 整理 | 選擇 AI 可使用的資料，要求摘要、分析或報告草稿 | 草稿與待補資訊清單 |
| 確認 | 核對來源、數字、用語、個資與使用範圍 | 負責人確認的交付內容 |
| 分享 | 使用文件或 Magic Web 等適合的入口交付，檢查公開範圍 | 可分享的成果及留存資料 |
可使用的提示範例：
請根據我選定的專案資料整理一份成果報告草稿。先列出目標、已完成工作與使用的來源，再列出缺少的資訊。沒有來源支持的數字請留空並標記待確認，不要自行補齊。
這是建議的操作流程。實際可讀取的資料取決於功能、處理狀態與權限；產生草稿後仍需人員確認，不能假設活動或問卷的所有資料已自動加入報告。
交付前檢查
- 每個重要數字是否有可回查的來源、期間與計算範圍？
- AI 是否把推論誤寫成事實？缺少的資料是否已標示？
- 外部合作夥伴是否能看到必要內容，同時保護未公開資料？
- 對外版本是否移除個資、內部討論與未獲授權的素材？
- 接手的人是否能找到專案說明、資料與最後交付內容？
更多需求可閱讀 三類團隊的協作情境。
從辦活動到結案報告
建立活動 → 開放報名、產生 QR Code
→ 現場簽到、志工協助、收集照片與心得
→ 活動結束後，資料留在同一個專案裡
→ 跟 AI 說「幫我整理這次活動的結案報告」
→ 確認可用資料與權限，選擇活動紀錄、照片或問卷資料
→ AI 依可用來源產出草稿
→ 人員確認數字與內容，修改後發布
從現場錄音到會議摘要
App 開始錄音（訪談、會議）
→ 上傳，自動轉逐字稿
→ 跟 AI 說「整理成會議記錄」
→ AI 讀取逐字稿產出草稿
→ 人員確認後保存或發布
從問卷到成果簡報
建立或匯入問卷 → 發布連結與 QR Code
→ 收集回覆，系統自動產生統計
→ 建立 AI 分析資料集
→ 跟 AI 說「用這份資料做一份成果簡報」
→ 人員審閱資料、圖表與敘事後定稿
參考：問卷與資料蒐集
從捐款專案到公開資金用途說明
建立捐款專案 → 產生公開捐款頁
→ 接收單筆或定期捐款，系統保存交易與收據紀錄
→ 建立資金用途內容，說明錢用到哪裡
→ 綁定相關活動、照片或成果內容
→ 捐款人查看與互動
參考：收捐款與資金用途
從組織資料到網站上線
選擇要介紹的組織、專案或捐款主題
→ 跟 AI 描述網站目的
→ AI 查詢知識庫與可用素材，產出網站初稿
→ 人員預覽、修改、核准
→ 發布，視需要綁定自訂網域
跟著介面串起第一個工作循環
先在專案管理確認工作範圍，再依目標建立活動或問卷。需要現場訪談時，使用 App 收集錄音並確認逐字稿；所有資料就緒後才要求 AI 整理成果草稿。
每個階段都要有可交接的結果
| 階段 | 輸入 | 交給下一人的內容 |
|---|---|---|
| 規劃 | 目標、期間與分工 | 任務與資料收集要求 |
| 採集 | 活動、問卷、文件與錄音 | 已確認位置與處理狀態的材料 |
| 整理 | 可使用來源 | 摘要草稿、引用與缺口 |
| 確認 | 草稿與原始紀錄 | 已修訂內容及仍未解決事項 |
| 交付 | 確認過的素材 | 本次報告或可公開頁面 |
如果中途缺資料
例如名單顯示的報名數與現場出席不同，先分開保留兩個口徑，請負責人核對，不要讓 AI 自行選一個較好看的數字。必要時先交付有清楚限制的進度摘要，再安排後續補充。
要公開的是流程還是成果
合作流程可以說明如何分工、收件與核對；真實案例的數據、名稱與圖片則需先確認公開範圍。尚未取得授權時使用明確標示的示範情境，不能把示範數字寫成合作實績。
一條跨 Web 與 App 的完整工作線
以教學示範工作坊為例，Web 端先整理工作範圍與資料位置，App 在現場收集錄音或分享素材，再回 Web 檢查來源與產出草稿。使用哪個裝置不是重點；重點是每次切換後都知道現在的工作區、資料與待辦。
| 接續點 | 應該帶到下一步的資訊 | 常見遺漏 |
|---|---|---|
| 討論 → 任務 | 決定、負責人、交付要求 | 只留一句「再處理」 |
| 現場 → 知識庫 | 原始材料、主題、日期、用途 | 有錄音但找不到保存位置 |
| 知識庫 → AI | 指定來源、讀者與限制 | 只要求「寫完整一點」 |
| 草稿 → 審閱 | 來源、未確認事項、版本 | 只有漂亮檔案，無法核對 |
| 審閱 → 交接 | 採用內容與後續責任 | 不知道哪一版可以使用 |
設定一次小型演練
選擇一份可公開的練習紀錄，讓執行者新增資料，再由另一位角色閱讀摘要並提出修正。不需要先移入所有歷史資料。演練時記下卡住的位置：是找不到入口、權限不足、要求不清，還是資料未處理完成。
每次只修正最影響接續工作的問題，再重走相同步驟。完成後保留這套流程的範例、角色與交付要求，未來新成員即可照著做，而不是靠口頭重新解釋。
如何判斷這條流程真的有效
請接手者在不詢問原作者的情況下，指出一項決議的來源、一個仍待確認的事項，以及下一位負責人。若做不到，就改善命名、說明或交付條件；不是單純再增加更多文件。
實際示範：從一段紀錄到 Word 交付
這次操作使用完全虛構的社區工作坊紀錄。先在 Web 新增文字，保留決議、角色與待確認資訊；加入知識庫後選取該素材，請 AI 整理成會議摘要。核對結果後，再要求產生 Word 文件。
實際結果保留了未確認的活動日期、場地與期限，沒有用示範數字代填。下載前仍應核對內容，並決定是否另行加入知識庫供團隊使用。這條流程的詳細輸入與檢查可依 快速入門 及 報告教學 重做。
下載本次練習材料
可以下載 教學來源紀錄 與 實際生成的 Word 摘要，比較原始內容與整理結果。這些資料完全虛構，不代表客戶案例；未確認日期、場地與數字刻意保留，供練習核對。