團隊協作與交辦任務
邀請成員、設定角色
在工作空間裡邀請同事加入，並依角色分配權限——誰能建立專案、誰能發布內容、誰只能查看被授權的資料。
建立與指派任務、追蹤交付物
任務可以設定負責人、期限、需要交出的東西與完成標準。成員從網頁或手機 App 都能看到自己被指派的任務，上傳交付物（檔案、照片、錄音、逐字稿）後，可保留任務提交與審閱脈絡；需要進一步成為可重用知識時，依知識升級或加入知識庫流程確認。
團隊對話：一對一與群組
好事道內建團隊對話，可以一對一或建立群組，支援文字訊息、附件、已讀狀態。討論串裡的重要內容也可以直接加入知識庫保存。
在對話中標記 AI（Tag AI）協助整理
在對話裡標記 AI，可以請它協助整理討論內容、建立任務或摘要重點。要注意的是，Tag AI 使用的工具權限比一般 Portal 對話更嚴格——它不會自動讀取整個工作空間的資料，只在該次對話被授權的範圍內工作。
外部協作者怎麼加入特定專案
不需要邀請外部合作方成為完整工作空間成員，也可以單獨邀請他們加入某個特定專案，讓他們只看得到、動得了這個專案範圍內的資料，不會接觸到工作空間裡其他不相關的內容。
實際建立一項交付任務
在 Portal 開啟「任務管理」，先分清「我的任務」與「任務追蹤」：前者查看自己收到的工作，後者用於追蹤可管理的任務。開啟「創建任務」，填入名稱、說明、期限、指派時間與成員，再確認審核方式。
立即指派與預約指派會影響對方何時收到工作。先確認承接人已了解工作內容，再執行正式指派。依預設權責審核時，畫面會說明由發起人或管理者處理，提交者不可自審。
把任務說明寫到可以驗收
例如「整理訪談」可補上：「提交原始錄音、核對後逐字稿與三項觀察，觀察需附對應段落」。再說明資料期間與保存位置。這讓執行者知道完成條件，也讓審閱者能指出具體缺口。
在專案對話保留交接脈絡
討論後將決定、待辦與來源整理清楚。聊天已讀代表訊息狀態，不能代替交付與審閱。多人協作時，把新修訂與原版本關係說明清楚，避免不同成員各用一份舊稿。
聊天、任務與交付物各自留下什麼
聊天適合快速問答與補充背景，任務用來明確交代責任，交付物則是可以核對的內容。一段「我處理好了」的訊息可能沒有附上結果；一個附件也可能沒有說明它是否為正式版本，因此需要三者互相接續。
交辦前先寫完整要求
用「動作＋交付物＋完成條件」描述工作。例如：「整理場地條件，交付設備與動線確認表；未確認項目分開列出，並附資料來源。」再選負責人、期限與審閱方式。期限未決定時先討論，不任意替他人承諾。
收到任務後如何回應
先核對自己能否取得來源，以及要求是否明確。缺少檔案、權限或決定時，把阻礙說清楚，請發起人補充。準備交付時，將結果與必要佐證一起提交，並說明哪些項目仍待確認。
提交、審閱、補件的差別
| 狀態 | 對工作者的意義 | 下一步 |
|---|---|---|
| 尚未提交 | 還沒有可供核對的交付 | 完成材料與說明 |
| 已提交 | 系統收到交付內容 | 檢查處理與審閱結果 |
| 需要補充 | 部分要求尚未符合 | 依意見修訂並再次提交 |
| 已通過 | 本次審閱範圍已接受 | 依需求交接或加入知識 |
審閱通過不代表第三方認證，也不自動改變資料公開範圍。長期有用的內容，依可用的知識升級流程整理，而不是假設所有聊天附件都會變成團隊知識。